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» 2017年11月27日 10時00分 公開

見知らぬ国から訴えられても大丈夫? IT部門の証拠開示能力が問われる訴訟リスク対策IT導入完全ガイド(3/3 ページ)

[吉村哲樹,オフィスティーワイ]
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 では、こうしたもろもろの課題を解決するに当たっては、一体どのようなITソリューションが役に立つのだろうか。特に最近注目を集めている幾つかの製品やサービスを紹介してみたい。

PCデータバックアップ

 訴訟リスクや法規制、コンプライアンスに対応するには、いざというときに証跡となるデータを確実に残しておく必要がある。そのためには、まずは日ごろから業務データをきちんと保全しておくことが重要だ。ここで得てして盲点となるのが、「PC上に残されたデータ」である。

 通常、企業はファイルサーバやデータベースに保管されているデータのバックアップはきちんと行うものの、PC上に保管されたデータのバックアップを行っているところは少ない。ITガバナンスが効いている企業の多くでは、「PC上に業務データは残さず、必ずサーバ上に保管する」という運用が徹底されているが、特に中堅・中小企業ではPC上に重要な業務データが多く残されているというのが実態だ。そのため、いざというときに備えてそれらをきちんとバックアップしておく必要がある。

 PCデータのバックアップは、サーバのバックアップと比べ煩雑だったり、中堅・中小企業にとってはコスト負担が重く圧し掛かることも多い。しかし近年では、クラウドストレージを使った手軽なバックアップサービスが増えてきており、IT予算が限られる中堅・中小企業であっても十分に現実的な価格帯で利用できる製品やサービスが登場している。

 また、PC上に知らず知らずの内に紛れ込んでしまった個人情報を調査するツールもある。中堅・中小企業が改正個人情報保護法に対応する上では、こうしたツールを使って、まずは自社のどこにどのような個人情報が存在しているのかを洗い出すところから始めるといいだろう。

メールアーカイブ

 バックアップはデータ保全の基本中の基本だが、法規制対応や訴訟リスク、監査対応などのためにデータを保管するとなると、残念ながらバックアップだけでは不十分だ。過去のデータを漏れなく全て保管し、その内容が意図的に改ざんされないことを担保し、いざ必要になったときにはお目当てのデータを素早く見つけ出せる優れた検索性を備えていなくてはならない。

 こうした用途で使われるのが、アーカイブ製品だ。特にメールのアーカイブは、前項で挙げたe-Discoveryや改正関税法、コンプライアンス対応などにおいて欠かせない仕組みだといえる。そのため、以前から多くのメールアーカイブ製品が存在していたが、近年ではクラウドストレージを使ったコストパフォーマンスに優れた製品や、Office 365やgmailなどのクラウドメールに対応した製品など、クラウドとの親和性の高さをうりにした製品が増えてきた。

 例えば、バックアップ製品で広く知られるArcserveでは、クラウドストレージや仮想化プラットフォーム、Office 365などに対応したメールアーカイブ製品「UDP Archiving」の国内提供を2017年10月より開始したが、早くも多くの中堅・中小企業から引き合いが寄せられているという。

フォレンジックサービス

 不幸にも「退職者による機密情報の不正持ち出し」や「不正残業代申請」などの労務系訴訟リスクが現実のものになってしまった場合、まず行うべきは該当する従業員がかつて利用していたPCの中身を精査して、不正が行われた痕跡がないかを調査し、裁判所に証拠として提出する準備を整えることだ。メールやファイルデータといった目に見える証拠は既に削除されていることがほとんどだが、専門業者にフォレンジック調査を依頼するとかなりの確率でデータを復旧することができる。

メールデータ復旧は退職者との労務訴訟でも就労状況把握に利用できる 図3 メールデータ復旧は退職者との労務訴訟でも就労状況把握に利用できる(出典:AOSリーガルテック)

 また、PC上でのインターネットアクセスの履歴やUSBメモリの使用履歴などもフォレンジック調査で明らかにできるので、「申請された残業時間内にきちんと業務を行っていたか」「USBメモリによる怪しいデータ持ち出しがなかったか」といった点も証拠として挙げることができる。一般企業でも簡易に調査できるUSBブート型のフォレンジックツールも登場しており、いざというときに自社でおおよその当たりを付けることもできるようになってきている。

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