「Microsoft 365が使われない」根本原因を組織の働き方から考える

Microsoft 365の活用が進まない組織に向けて5つの解決策を紹介する本連載2回目では、組織の働き方に目を向け、Microsoft 365の活用が停滞する根本的な原因を考える。

[太田浩史，内田洋行]

　「Microsoft 365」の機能を柔軟に組み合わせることで、普段の業務に合わせた使い方ができる。「各ツールを業務で生かし切れていない」と感じる原因として、自分たちの働き方や業務の進め方がMicrosoft 365といったITツールの活用を前提とした働き方にシフトできていないことがある。ほんのささいなことであっても、Microsoft 365の活用を前提とした行動に変えていくことで、導入メリットを感じられ、さらなる活用を進めていくことができる。

　連載2回目となる本稿では、「働き方」に焦点を当て、Microsoft 365活用が停滞する理由、そしてそこから脱するための方法を考えていきたい。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　ネットワークビジネス推進事業部）

2010年に内田洋行でOffice 365（Office 365の前進であるBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。

必要なのは「ツールに合わせて行動を変えること」

　Microsoft 365の中心的なツールに「Microsoft Teams」（以下、Teams）がある。メールや電話が社内コミュニケーションの中心に置かれている組織では、メールや電話をいきなりTeamsのようなツールに置き換えることは難しいだろう。Teamsが使える状態にあったとしても、連絡やWeb会議で月に数回利用する程度であれば、なかなかツールの活用は進まない。

　また個人がOfficeツールを利用して作成した資料を「OneDrive for Business」に保存し、クラウドで管理するのがMicrosoft 365らしい使い方だが、PCのローカル保存やファイルサーバの文化が根付いているようであれば、これもまた同様の課題を抱えることになる。

　こうした組織においてMicrosoft 365の活用を進める方法として、情シスが従業員にツールの活用メリットを説明するなどのアプローチも考えられるが、それでも難しい場合がある。強引な方法で従業員の行動を変えることで活用が進むケースがあるが、これはトップダウンの働きかけが有効に働くことが多い。つまりは、組織のマネジャーや役員、さらには社長などから従業員に対してツールの利用を指示してもらうことだ。

　こうした効果を期待して、導入の初期段階では一般社員ではなく社長や役員からツールの操作法や活用法の研修をはじめる企業もある。筆者がある企業のMicrosoft 365の利用データを分析したところ、組織の役職者がツールを活用していない場合、ツールの活用が組織に浸透していないというインサイトが得られた。

「まずは使ってみる」から活用イメージを描く

　難しく考えれば考えるほど、Microsoft 365の活用は進みにくくなる。まずは、普段の業務を分解し、ツールと業務をひも付けるところから始めるとよい。

　私たちの業務の多くは大きく「個人」「チーム」「組織」の3つに分類できる。Microsoft 365で提供される機能を、これに当てはめていくことで、もっとシンプルに捉えられる（図1）。