「Microsoft 365」の機能を柔軟に組み合わせることで、普段の業務に合わせた使い方ができる。「各ツールを業務で生かし切れていない」と感じる原因として、自分たちの働き方や業務の進め方がMicrosoft 365といったITツールの活用を前提とした働き方にシフトできていないことがある。ほんのささいなことであっても、Microsoft 365の活用を前提とした行動に変えていくことで、導入メリットを感じられ、さらなる活用を進めていくことができる。
連載2回目となる本稿では、「働き方」に焦点を当て、Microsoft 365活用が停滞する理由、そしてそこから脱するための方法を考えていきたい。
Microsoft 365の中心的なツールに「Microsoft Teams」(以下、Teams)がある。メールや電話が社内コミュニケーションの中心に置かれている組織では、メールや電話をいきなりTeamsのようなツールに置き換えることは難しいだろう。Teamsが使える状態にあったとしても、連絡やWeb会議で月に数回利用する程度であれば、なかなかツールの活用は進まない。
また個人がOfficeツールを利用して作成した資料を「OneDrive for Business」に保存し、クラウドで管理するのがMicrosoft 365らしい使い方だが、PCのローカル保存やファイルサーバの文化が根付いているようであれば、これもまた同様の課題を抱えることになる。
こうした組織においてMicrosoft 365の活用を進める方法として、情シスが従業員にツールの活用メリットを説明するなどのアプローチも考えられるが、それでも難しい場合がある。強引な方法で従業員の行動を変えることで活用が進むケースがあるが、これはトップダウンの働きかけが有効に働くことが多い。つまりは、組織のマネジャーや役員、さらには社長などから従業員に対してツールの利用を指示してもらうことだ。
こうした効果を期待して、導入の初期段階では一般社員ではなく社長や役員からツールの操作法や活用法の研修をはじめる企業もある。筆者がある企業のMicrosoft 365の利用データを分析したところ、組織の役職者がツールを活用していない場合、ツールの活用が組織に浸透していないというインサイトが得られた。
難しく考えれば考えるほど、Microsoft 365の活用は進みにくくなる。まずは、普段の業務を分解し、ツールと業務をひも付けるところから始めるとよい。
私たちの業務の多くは大きく「個人」「チーム」「組織」の3つに分類できる。Microsoft 365で提供される機能を、これに当てはめていくことで、もっとシンプルに捉えられる(図1)。
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