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今さら聞けない「改正電子帳簿保存法」 図解で分かる対応領域と注意点

2022年1月に改正法が施行された電子帳簿保存法。改正電帳法における電子保存の義務化について2年の宥恕(ゆうじょ)措置が設けられたものの、企業はその間に何をどう進めるべきか。専門家が解説した。

» 2022年03月31日 07時00分 公開
[指田昌夫キーマンズネット]

 2022年1月に改正された電子帳簿保存法(電帳法)への対応を企業はどう進めるべきか。本稿では、ウイングアーク1stの敦賀武志氏の講演を基に、改正電子帳簿保存法に関連する帳票区分と規制の緩和、強化ポイント、そして2023年10月に施行が迫るインボイス制度についても併せて解説する。

本稿は、オンラインセミナー「ケーススタディでひも解く、ファイナンス組織の段階的DX〜電帳法・インボイス制度を見据えた対応ロードマップとは?」(主催:TIS、ウイングアーク1st、UiPath)における敦賀武志氏(ウイングアーク1st Customer Success部 上級文書情報管理士)の講演「今後2年で対応が必要!電子帳簿保存法とインボイス精度への対応」を基に、編集部で再構成した。

図解で分かる国税関係帳簿書類の区分

 電子帳簿保存法(以下、電帳法)とは、従来紙での保存が義務付けられていた帳票類を電子的に保存することを認める法律だ。敦賀氏は、電帳法は「電子データによる帳簿の保存」「スキャナー保存」「電子取引」の3つの領域から成ると言う。

 1つ目は、自社の国税関係帳簿類を電子データのままで保存できる領域だ。ここはERP製品が担当する。次に、国税に関する紙の書類をスキャンして電子保存する領域だ。スキャンした紙は破棄することができる。そして3つ目が、社外との取引に関わる情報の保存を電子化する領域だ。これは従来電子保存の義務はなく、電帳法によって新たに義務付けられた項目だ。

国税関係帳簿書類の区分(出典:イベント投影資料)

 電帳法によって電子的な保存が必要になる帳票のうち、国税関係の書類は2022年1月の改正で税務署への事前申請が不要になり、そのまま運用を開始できるようになった。

 だが、電帳法に対応する国税関係帳簿については「記録時に人手を介さずコンピュータによって作成しなければいけない」と義務付けられている。加えて訂正削除履歴を残すことや、システムの記録と帳簿との間に相互関連性があること、検索可能であることなどが条件となる。敦賀氏は「これらの要件を満たす製品を使って管理するのが合理的だ」と説明する。

 スキャナー保存に関しては、スキャンしてから3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければならなかったが、法改正によって最長2カ月に緩和され、業務の都合に合わせて対応できるようになった。またスキャンしたデータと元の文書が一致することを第三者が確認する「相互けんせい」や、定期的な検査などの「適正事務処理要件」が削除された。敦賀氏は「この緩和は、業務負荷を大きく削減できるでしょう」と語る。

電帳法とインボイス制度における今後のスケジュール

 電子取引についてもタイムスタンプの期限が2カ月に延長され、ダウンロード要件に対応する場合は検索要件が不要になるなど、条件が緩和された。

 だが、改正によって大きな規制強化もある。それは電子取引の記録は、電子記録が必須になることだ。電子取引の履歴をプリントアウトして紙で保存することはできなくなった。2021年1月1日以降の取引は、原則電子的に保存しなければいけないが、これは2年間の宥恕(ゆうじょ)が認められた。

 ただし、敦賀氏は「この宥恕については正しく把握しなければならない」とし、次のように続けた。

 「電子保存のシステム導入が間に合わないなど事情を説明できれば、書面での保存が許される。書面は税務署などに提示できるようにする必要がある。また、2年後には電子保存が必要になることは変わっていないため、現在準備中であればそのまま開発を進めるほうが合理的だ」(敦賀氏)

電帳法とインボイス制度の今後のイベントスケジュール(出典:イベント投影資料))

 さらに、2023年10月には「インボイス制度」の運用も開始される。敦賀氏はインボイス制度の概要も説明した。

 仕入税額控除とは、課税売り上げにかかる消費税から課税仕入れにかかる消費税を控除して納税することだが、インボイス制度の導入後は「適格請求書(インボイス)」で請求したものしか、仕入税額控除ができなくなる。適格請求書は、「適格請求書発行事業者」として税務署に登録しなければ発行できなくなる。適格請求書発行事業者は、請求書に登録番号を明記しなければならない。

インボイス制度の準備(出典:イベント投影資料)

 2023年10月以降、企業は受け取った請求書が適格請求書かそうでないかの仕分けも必要になる。敦賀氏は「まずは国税庁のサイトなどで制度を理解すること。また、請求書の処理が煩雑になるため、できるだけデジタル化しておくことが必要だ」とコメントして、セッションを締めた。

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