大事なファイルを「Microsoft OneDrive」に保存してはいけないワケ

「Microsoft 365」には一見同じ機能を持つサービスやアプリケーションがある。しかし、それぞれには適した利用用途があり、それを理解することが必要だ。

[太田浩史，内田洋行]

　「Microsoft 365」のサービスを使ってファイルや情報を共有する方法は幾つか考えられる。しかし、かえってそれがユーザーを悩ませる原因にもなる。今回は、「ファイル共有」に関するお悩みに答える。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　ネットワークビジネス推進事業部）

2010年に内田洋行でMicrosoft 365（当時はBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Microsoft 365の導入から活用を支援し、Microsoft 365の魅力に憑りつかれる。自称Microsoft 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。

　Microsoft 365にはファイルの保管場所に「OneDrive for Business」（以下、OneDrive）と「SharePoint Online」（以下、SharePoint）がありますが、ファイルを保存する時にどちらに保存すべきかいつも悩んでしまいます。機能的にはどちらも同じように見えますが、ファイル管理はOneDriveだけでいいのではないでしょうか。わざわざSharePointを利用する必要はありますか？

内田洋行　太田浩史氏

　OneDriveとSharePointはどちらもMicrosoft 365のファイル管理機能として提供されており、使い勝手や機能も似ています。使い分けのポイントは、保存しようとするファイルが「自分だけが利用できればいいのか」、部署やチームなど「他の人も利用したいのか」です。前者であればOneDrive、後者であればSharePointが適しています。それでは、OneDriveとSharePointの違いを詳しく見ていきましょう。

ファイルを共有する対象によってサービスを選ぶ（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

さまざまなデバイスで利用するなら「OneDrive for Business」

　OneDriveはユーザーにひも付いたクラウドストレージで、Microsoft 365の多くのプランで1TB以上利用できる大容量のストレージです。OneDriveアプリを利用することで、PCに保存されたファイルもOneDriveのファイルもエクスプローラーから取り出すことができます。

OneDrive for Businessの利点（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

　ファイルをOneDriveに保存するメリットは、さまざまなデバイスでファイルを扱えることです。OneDriveに保存されたファイルは、PCやスマートフォン、タブレットなどからでも利用可能です。今、利用しているPCが不具合で使えなくなったとしても、他のPCからファイルを呼び出して開くことができ、PCのリプレースの際もデータ移行が容易になります。移動中にスマートフォンからファイルを確認できるのも便利です。

　また、OneDriveに保存されたファイルを他のユーザーとも共有できます。例えば、動画ファイルなどデータ量の多いファイルは、容量制限の関係からメールに添付して送ることはできません。OneDriveの共有機能を利用することで、相手が元の動画ファイルを直接参照可能になり、必要に応じてダウンロードすることもできます。SharePointを利用するほどでもない、ちょっとしたファイルの共有にはOneDriveが適しています。

組織でファイルを共有するなら「SharePoint」

　ファイルをチームや部署、会社全体で共有する場合は、SharePointに保存した方がいいでしょう。SharePointは、会社で契約するテナント単位でクラウドストレージが与えられます。契約しているユーザー数に応じて容量が決められており、社内で分け合って利用することになります。

SharePoint Onlineの利点（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

　テナント容量をサイト単位で小分けにします。サイトは共有するファイル単位で作られることが多く、チームのサイトや部署のサイト、または会社全体のファイルをまとめるサイトなど、必要に応じたサイトを作成します。自社ではどういったサイトを作成しておくべきかなど、事前の計画が重要になる点がOneDriveとの違いの一つです。

　全社で共有するファイルは、従業員が探しやすいようにファイルにメタデータを付与して管理するのがいいでしょう。SharePointではライブラリに列を追加し、ファイルにカテゴリーや分類などの情報を付けて管理できます。その情報を基に、数あるファイルの中から目的のファイルを絞り込んで探すことができます。こちらも、どのような情報を付けるべきかのルール作りが大切になります。

知らずに使っているOneDriveとSharePoint

　OneDriveやSharePointは、Microsoft 365の他サービスのファイル管理基盤としても利用されています。その代表例が「Microsoft Teams」です。Teamsでチームを作成すると、それにひも付くSharePointサイトが自動的に作成されます。チームのサイトには、チームメンバーに自動的にアクセス権が割り当てられ、チームで共有されたファイルがそこに保存されます。

　また、従業員同士のチャットでやりとりされたファイルはファイル送信者側のOneDriveに保存され、会話に参加している相手と共有された状態になります。

Teamsにアップロードされたファイルの保管場所の違い（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

　このように、Microsoft 365で生成されたファイルはそれぞれのサービスに保存されるのではなく、OneDriveやSharePointにまとめて保存されるものが多いのです。そうして、ファイル管理や保全をシンプルにしようとしています。

情報資産の喪失も……ここでハマるOneDriveの落とし穴

　OneDriveでも他の従業員とファイルやフォルダを共有できます。SharePointを使わずにOneDriveだけで部内でファイルを共有しようとするユーザーもいるようです。しかし、そこには大きな落とし穴があります。

　それは「OneDriveはユーザーにひも付いたストレージである」という点です。例えば、退職してアカウントが削除された場合、その従業員のOneDriveのストレージも削除されてしまいます。OneDriveに部署で共有していたファイルをため込んでいた場合、その従業員が退職するとこれまでの共有資産を失ってしまう事態になりかねません。こうした事態を避けるためにも、OneDriveとSharePointの役割を理解し、適切な保管場所を選択する必要があります。

　Teamsを利用している場合、部署のチームを作成し、そのチーム内でファイルを共有すれば異動や退職などによるファイル喪失リスクを回避できます。また、退職した従業員のOneDriveのストレージは、アカウント削除後も特定のユーザーが30日間アクセスできるよう設定できます。この期間を利用して必要なファイルをSharePointなどに移動するといいでしょう。

従業員が退職した場合のOneDriveの運用（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

　クライアントPCのデータと同様に、退職後のOneDriveのデータも運用ルールを定めておく必要があります。OneDriveとSharePointを使い分けながら、より便利に利用できるおすすめ機能が「ショートカット機能」です。これにより、自身のOneDriveからチームのSharePointサイトのライブラリやフォルダなどに簡単にアクセスできます。

　SharePointのライブラリやフォルダまたはTeamsのチームの「ファイルタブ」を開き、メニューにある「OneDriveへのショートカットの追加」をクリックします。これで自身のOneDriveにそのフォルダへのショートカットが作成され、アクセスできるようになります。また、PCからOneDriveを利用するときにも、エクスプローラーでショートカットをクリックすることで、その先にあるSharePointのファイルを参照できます。さらには、スマートフォンやタブレットなどのOneDriveアプリでもショートカットが利用でき、いつでもどのデバイスでも、同じ手順でSharePointのファイルを参照できるため、非常に便利な機能です。

　ただし、この機能はライブラリの列として付与されたファイルのメタデータは利用できないため、ファイルをフォルダで管理されていることが多いチームのライブラリなどを対象に利用するのがおすすめです。

ショートカット機能を利用してもっと便利に（内田洋行の太田浩史氏作成の資料）

　SharePointにもOneDriveと同様にPCとの同期機能がありますが、ショートカット機能はPC以外でも利用できる点や、特定のフォルダにショートカットを作成して利用できる点などで利便性が高いと言えます。

サービスの特徴を知り運用ルールを計画する

　今回はOneDriveとSharePointの使い分けや違いについて解説しました。ファイル保存、共有機能だけを見ると両者に違いがないように見えますが、それぞれの役割は大きく異なります。その違いを最も強く実感できるのが、ユーザーアカウントが削除された時でしょう。従業員の個人アカウントにひも付くOneDriveは、ユーザーアカウントの削除と同時にOneDriveのストレージも削除されてしまいます。残しておくべきファイルは、普段からSharePointに保存し、Teamsにチームを作成して共有するなどの対応が必要です。

　今回紹介したように、OneDriveとSharePointはTeamsなどの他サービスとも連携し、Microsoft 365の中でも重要なサービスです。この2つのサービスの使い分けを意識できれば、Microsoft 365の利活用の幅も広がるでしょう。