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TeamsとOutlookが「Copilot」で進化 驚きの機能とは

Microsoft 365の各ツールにAI技術を導入したことで話題の「Microsoft 365 Copilot」。Outlook、Teamsでの業務はどのように効率化されるのだろうか?

» 2023年06月06日 07時00分 公開
[村田知己キーマンズネット]

 Microsoftは「Microsoft 365」にAI(人工知能)技術を掛け合わせた「Microsoft 365 Copilot」(以下、Copilot)のリリースを予定している。Copilotを利用することで、Microsoft 365の各アプリケーションを自然言語による指示(プロンプト)で操作できるようになる。

 Microsoft 365のツールの中でも特に利用者の多い「Microsoft Outlook」(以下、Outlook)と「Microsoft Teams」(以下、Teams)はCopilotによってどのように変わるのだろうか。

本稿は、JBCCが2023年5月11日に開催したセミナー「進化するMicrosoft 365を使いこなすには? 今こそ運用管理を点検せよ!〜AI、Copilot、LoopなどMicrosoft 365最新情報と管理者が押さえておくべきポイント〜」の内容を編集部で再構成した。

メールの文面もAIにお任せ?

 多くの人が利用する電子メールサービスOutlook。AIが組み合わさることで何が変わるのだろうか。

 まず、日本マイクロソフトの近江岸 建太氏(パートナー事業本部 クラウドセールスマネジャー)は電子メールの分類機能を強調した。

 「日々送られてくる多くのメールの中で、どれがプライオリティが高いのか、早く返信すべきものはどれか、Copilotが瞬時に判断してくれます」

 電子メールの分類機能は多くのサービスに備わっているが、これがCopilotによってさらに強化されるようだ。

図1 OutlookでのCopilot利用イメージ(出典:近江岸氏の講演資料)

 さらに、Copilotは長く続いているやりとり(スレッド)を要約したり、適切な返信の文面を提案したりしてくれる。Microsoft 365内の資料から情報を引用して文面を作成することもできるようだ。また、文面をより詳細にしたり、カジュアルにしたりといった調節も可能だ。

 これらの機能は、Outlookのモバイルアプリケーションでも利用できる。

Copilot in Outlookにおけるプロンプトの例

  • 外出中に見逃したメールを要約し、重要な項目にはフラグを立ててください
  • お客さまにお礼を伝え、さらなる詳細を尋ねる返信の下書きを作成してください。簡潔に、かつビジネス調に整えてください
  • 来週の木曜日のお昼に、新製品の発表に向けた「ランチミーティング」を開催し、関係者を招待してください

議事録はAIが作成 会議後の振り返りも容易に

 Web会議やチャットツールとして知られるTeamsにはどのような機能が備わるのだろうか。

 近江岸氏によれば、会議の終了後は自動でCopilotが議事録を作成してくれる。議事録には会議内容の要約や、会議で共有されたコンテンツ、各参加者の今後のアクションなどがまとめられている。「会議招集はされているが、別の予定があるため参加できない」といった場合も、この議事録を受け取ることができるようだ。

図2 TeamsでのCopilot利用イメージ(出典:近江岸氏の講演資料)

 議事録の中で気になった情報があれば、プロンプトで詳細について質問できる。

 また、会議中であってもCopilotを利用可能だ。「現在どのような議論がされているか」などをCopilotに尋ねることで、遅れて参加した会議にも適切にキャッチアップできる。

 日本語の会話をどの程度認識してくれるかは使ってみるまで分からないが、「議事録を書くのが大変」「うっかり重要な部分を聞き逃した」などの会議に関する悩みを解決してくれる、有用な機能になりそうだ。

Copilot in Teamsにおけるプロンプトの例

  • 会議で聞き逃した点を要約してください
  • [ある話題]のプラス面とマイナス面をまとめた表を作成してください
  • どのような決定がなされ、次のステップとして、どのような提案がされたかをまとめてください

 Copilotは2023年5月現在、一部の企業でテスト利用されており、Microsoftは「今後数カ月のうちに提供を拡大」すると述べる。Copilotを利用するにはMicrosoft 365を利用している必要がある。プリインストール版のOfficeやボリュームライセンス、Software in CSPなどのユーザーはMicrosoft 365への移行を検討してほしい。

 既にMicrosoft 365を利用しているユーザーは、Copilotによって現在の業務をどのように効率化できるのか、事前に計画しておくのもいいだろう。

図3 Copilot提供前の準備(出典:近江岸氏の講演資料)

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