月1000件超の経費申請、DAIWA CYCLEの経理担当者は確認作業をどう減らしたか

経理部門にとって、毎月発生する経費申請は確認や差し戻しだけでも大きな負荷だ。DAIWA CYCLEは、既存の経費精算システムで減らし切れなかった確認作業を見直すことで、月18時間以上の工数削減に成功した。

[キーマンズネット]

　多店舗展開の企業では、店舗ごとに発生する経費申請を本部側で確認する運用になりやすい。申請件数が増えれば、内容確認や不備の差し戻しは、経理部門にとって日々の負荷として積み上がる。自転車専門店チェーンのDAIWA CYCLEも、その課題に向き合っていた。同社は大阪府を中心に157店舗を展開しており、各店舗から寄せられる経費申請は毎月1000件を超えていた。

　同社では、経費申請について、経理担当者が内容を確認し、不備がなければ一次承認し、不備があれば差し戻す運用にしていた。経費精算サービス「TOKIUM経費精算」を利用していたため、公共交通機関などの交通費に関する申請ミスは減っていたものの、申請内容を確認し、必要に応じて差し戻す作業は経理担当者の負担になっていた。申請件数が月1000件を超えることもあり、確認作業は月次業務の中でも無視しにくいものだった。

　では、DAIWA CYCLEは何を変えたのか。毎月1000件を超える申請対応を、年間約220時間の工数削減見込みにつなげた方法を見ていく。

「システムを丸ごと替える」ではなく「プロセス」に注目

　DAIWA CYCLEが採用したのは、確認作業の一部をAIに任せる方法だ。既存のサービスと親和性が高い「TOKIUM AI経費承認」を導入し、申請内容の一次チェックと差し戻しをAIに実施させた。既存のTOKIUM経費精算の承認フローに組み込めるため、システムの入れ替えや追加設定なしに利用を始められる点も導入理由となったという。

　導入後は、不備のない申請が自動で一次承認されるようになった。DAIWA CYCLEによると、導入から2カ月の時点で月18時間以上の工数削減につながっており、年間では約220時間の削減効果を見込んでいる。月1000件超の申請に対して、経理担当者が一つずつ確認していた作業の一部をAIに任せることで、確認にかかる時間を減らした形だ。

　この事例から見えるのは、経費精算システムを導入しても、経理担当者の確認作業がなくなるとは限らないという点である。申請入力や交通費精算のミスを減らせても、規定に沿った内容か、不備がないかを確認する工程は残りやすい。申請件数が多い企業では、その確認作業が月次の負荷として積み上がる。DAIWA CYCLEの取り組みは、こうした承認前の確認作業を見直すことが、経費精算業務の工数削減につながり得ることを示している。

　なお、本稿は2026年7月2日にTOKIUMが発表したリリースを基に再構成したものだ。