「コラボレーション／チャット」とは　導入の目的、メリットを解説

　チャットツール／コラボレーションツールとは、組織やグループ、チーム単位での作業を支援するツール群を指す。ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールやファイル共有ツール、社内ポータル、掲示板ツールなどがある。

チャットツール／コラボレーションツールの種類と機能

　働き方の多様化や企業を取り巻くビジネス環境の変化に伴い、オフィスと離れた環境で社内メンバーとコミュニケーションを取ったり、海を隔てた海外拠点にいる従業員と協業したりするケースが増えた。組織やチーム単位の円滑なコミュニケーションや作業の効率化などを支援するものがコラボレーションツールの主な役割だ。

　コラボレーションツールは、その名の通り他者との「協業」をサポートするものであり、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールや、ファイル、情報共有機能、プロジェクト管理ツールなど多岐にわたる。Officeツールのスイート製品として認知が広がった「Microsoft 365」や「Google Workspace」（旧、G Suite）も、現在はOfficeアプリのみならず「Microsoft Teams」や「Google Chat」などのツールも提供されており、コラボレーションツールとして導入されるケースもある。

　コラボレーションツールの代表格がビジネスチャットだ。長らく、他社との情報共有と連絡手段として「メール」が使われてきた。手軽に利用できる便利なコミュニケーションツールだが、多くの時間をメールのチェックと返信に取られるというデメリットがあった。しかも、重要な情報が大量に受信されるメールの山に埋もれて、「至急返信が必要なものへの返信を忘れてしまう」といった事態も起こりがちだ。

　その点、ビジネスチャットは短文でのやりとりを基本とし、メールのように形式ばった文章を作成する必要はない。相手に伝えたいことだけを手軽に伝えられる手段だ。文字入力をしなくてもチャットに対するリアクションや気持ちが伝えられる「スタンプ」などもあり、相手のチャットやコメントに適したスタンプを付けることで、文書表現を使わず簡単に相手に反応を伝えらえる。リアルタイムコミュニケーションと返信の手間の削減がビジネスチャットの代表的なメリットだ。

　以下はキーマンズネットで掲載している、チャットツール、コラボレーションツールの関連記事だ。サービスの導入、運用にぜひ役立ててほしい。

チャットツール／コラボレーションツールの選定ポイント

導入済みのグループウェアとの親和性

　自社が既にMicrosoft 365やGoogle Workspaceなどのグループウェアを導入している場合、それらに含まれているMicrosoft TeamsやGoogle Chatなどのチャットツールの利用を検討したい。新しいツールを導入するコストをかけずに、グループウェアに含まれるツール同士の親和性を生かして、Web会議やスケジュール管理、ワークフローなど多彩な機能を利用できる。

コスト

　上述したように、既に導入しているグループウェアに含まれているチャットツールを利用することで、新しいツールを導入するコストをかけずに済む。また、「LINE WORKS」や「Chatwork」など、一定のユーザー数までは無料で利用できるツールもある。企業規模が小さい場合はそういったサービスの導入も検討したい。

セキュリティ

　昨今はチャットツール上で重要な情報をやりとりすることも多いだろう。通信内容の暗号化や社外ユーザーの管理など、エンタープライズ向けのセキュリティ機能を有したツールだと安心だ。

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