従来のようにオンプレミスでグループウェアを構築している場合には、VPNで通信環境を整えたり他のシステムとセグメント分けを行ったりなど、セキュアにモバイルアクセスを行う環境を整備する必要があった。

　だが、クラウド型のグループウェアであれば基本的にWebブラウザ経由でどんなデバイスや通信回線からでも安全にアクセスできる。自分宛の申請書が提出されると通知メールが送付される機能もあるので、上手に使えば業務フローに要する時間を劇的に短縮できる。

　また、あらかじめ不在時の処理方法を設定しておくことで、承認者の出張期間などには代理決裁者が承認するなどの不在処理機能を備えるグループウェアもある。

　意外なところでは、ワークフローのログを分析することで、滞りが発生しやすい案件や承認者を発見し、その後の根本的な業務効率化につなげるといった使い方も期待できる。

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図2 モバイルでのワークフロー承認（出典：サイボウズ）

不満3：メールボックスの容量が足りない

　オンプレミスのグループウェアで発生しがちな問題点だが、多くのクラウド型グループウェアはメールボックスの容量がかなり大きなサイズに対応しているため、あまり不満は起きにくいと思われる。

　どのぐらいの容量かといえば、1ユーザー当たり標準で1GBから数GBのものが多く、なかには50GBというサービスもある。また、クラウドであるが故に、容量を増やしたいときにストレージなどハードウェアを増設する必要もない。ライセンスの変更だけでいつでもすぐに容量の追加ができるのだ。

　ビジネスデータがどんどんリッチになる昨今、それらをメールでやりとりするとなるとより大きなメールボックスが求められるのは当然だ。また、営業部門などでは日々多くのメールが行き交う一方で、経理や庶務などのいわゆる内勤部門では比較的メールの数が少ないことが多い。

　そこで、個々のユーザーや部門ごとに異なるメール容量を設定できるグループウェアもある。現場の業務実態に合わせて柔軟に活用すれば、ライセンス料金の最適化にも役立つことだろう。