承認期限のカウントダウンに焦る、メール誤送信防止ソリューションを試用してみた（7/7 ページ）

公開 2018年10月09日 13時38分

更新 2022年10月03日 11時40分

著者

酒井洋和

[てんとまる社]

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　ついでに、承認者が不在のときに代理者へ権限を移動させて承認してもらうフローも試してみた。先ほど同様に、承認者と代理者の関係性をまずは設定しておく必要がある。「承認者個別設定」→「代理者設定」を選択し、関係を設定する。

図31　代理者設定画面

　そして、同様にメール送信を行うと、承認者が不在のために承認作業が進まない状況に。すると、事前に設定していた時間になると被承認者（＝送信者）の方に「代理者選択可能のお知らせ」というメールが届き、送信者自ら代理者へ権限委譲が可能になる。メールのURLをクリックし、冒頭の承認者を選択し、承認者の変更を行うことができるようになる。

図32　代理者選択可能のお知らせ

図33　承認者変更画面

　権限を移動させると、送信者に権限が移動したことのお知らせが届き、承認フローが動き出すことになる。

図34　承認権限移動のお知らせ

　あとは代理者が同じようにチェックし、承認することでメール配信が行われることになる。

　今回はメール誤送信防止ソリューションが持っている機能のごく一部に触れながら、実際の運用イメージに迫ってみた。最初のポリシー設定は現場の運用に合わせて細かくチューニングしていくことになるが、設定の方法などは特に難しいことはなく、さほどリテラシの高くない方でも十分運用できることがわかった。今回初めて触ってみたが、メール誤送信を防ぐための機能とはいえ、暗号化の手間を省きwebダウンロード機能によって大容量ファイルを安全に送ることができるなど、手間のかかる作業を軽減するためのツールとしても役に立つことが分かった。

　メールは重要なコミュニケーションツールであり、外部と情報をやりとりする際には欠かせないもの。起こりやすいうっかりミスを防ぐためにも、一度検討してみてはいかがだろうか。