多くの企業でコミュニケーション機能をもつITツールが複数利用されているはずだ。その幾つかは、上表中のコミュニケーション機能と重複しているだろう。そこに新しくビジネスチャットツールが入ることで、一時的に現場が混乱することもあり得るため、既存ツールも含めて使い方を整理する必要があるだろう。

　ワークスモバイルによると、「ツール過多の傾向が強い大企業ほど、ビジネスチャットは基本的な機能だけに絞り込み、ライトプランを契約する傾向がある」という。逆に、スタートアップ企業やデジタル化が進んでいない企業なら、Slackのような豊富な機能が追加できる製品を十分に生かして、コスト効果の高い使い方ができそうだ。

メールとの共存

　メールの短所をカバーできるのがチャットツールの良さの1つだが、現実的にメール運用からすぐに完全脱却できる企業はそう多くないだろう。しかし外部とのメールのやりとりが必須でない部門なら、メール廃止の選択もできよう。特にメール誤送信は主要な情報漏えいの原因になっており、その根絶のためのチャット導入は意義がある。実際に稟議（りんぎ）を上げて決裁するまでのワークフローをチャット内で完結させている企業も出現しており、そうした企業では社内連絡メールを禁止するポリシーで運用しているという。

　逆にメールがどうしても必要な場合もある。その場合は既存のメーラー運用を続けながら、メール連携機能を利用して、特定の相手からのメールをチャットに転送する運用も可能だ。

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図1 Slackでのメール転送手順の一例。表示されるアドレスに、メールサーバからメールを転送する設定にするとチャット画面に投稿される

未読／既読機能

　メッセージが相手に読まれたか、まだかを表示する機能だが、LINE WORKSのようにこれを重視するものもあれば、「ユーザーを不幸にする」と、あえて備えないチャットワークのようなものもある。

　連絡が行き届いたかどうかの確認が必須の場合はもちろん、アンケートを実施する場合などにも特にこの機能が重要になると思われる。その一方、メッセージの受け手側は返信を催促されているようで落ち着かないし、発信側もなかなか既読にならないことにいらいらする。それが社内不和を生むことがないとはいえない。利用目的やユーザーの好みに合わせて選ぶことになろう。

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図2 LINE WORKSでの既読メンバー一覧表示。一覧から選んで閲覧を督促するメッセージが送れる（出典：ワークスモバイル）

ユーザー管理、権限管理

　ユーザー管理機能はビジネス用途ではどの製品も備えているが、権限管理（アクセス権限管理）はサービスごとにユーザーや組織がアクセスできるかどうかを設定する機能だ。社員の職制に従ってアクセス権を細かく設定できる製品もあるが、この機能がない製品もあるので注意が必要だ。