Excelリストのコピペから解放される Power Automateを使ったメール効率化術（3/4 ページ）
3．フローの作成
3．1．任意のタイミングで実行するフローの設定
では、フローの作成を始めましょう。
まず、いつものように、Power Automateのページを開きます。
https://make.powerautomate.com/
今回のようにリマインダーを送るシナリオの場合、フローのトリガー、つまり「どのタイミングでフローを実行させるのか？」については、大きく2つの方針が考えられます。
（1）任意のタイミングで実行する
（2）スケジュールを設定して自動的に実行する
今回は、送信するタイミングをコントロールしやすいように、「（1）任意のタイミングで実行する」ものにします。
任意のタイミングで実行するフローを作成する場合は、「作成」から「インスタント クラウド フロー」を選びます。
図4 インスタントクラウドフローの作成
任意のフロー名を入れ、フローをトリガーする方法として「フローを自動でトリガーする」にチェックを入れて、「作成」をクリックします。
図5 トリガーの選択とフローの作成
「フローを手動でトリガーする」のトリガーが設定された状態でフローの編集画面が開きます。
図6 フロー編集画面の初期状態
3．2．Excelリストの読み取り
ここから、アクションを追加します。今回はまずExcelのリストを読み取ります。
「フローを手動でトリガーする」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。
図7 アクションの追加
「Excel」で検索し、「Excel Online (Business)」の「さらに表示」をクリックします。
図8 「Excel」のアクションを探す
「表内に存在する行を一覧表示」を選択します。
図9 「表内に存在する行を一覧表示」アクションを選択
アクションが追加されますので、必須項目を設定していきます。今回は以下のように「Microsoft OneDrive」(以下、OneDrive)を指定しますが、「Microsoft SharePoint」やTeamsに保存したExcelを同じように選ぶこともできます。
表4 「表内に存在する行を一覧表示」への設定項目
| 項目 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|
| 場所 | OneDrive for Business | |
| ドキュメント ライブラリ | OneDrive | |
| ファイル | /アンケート集計/新社内システム説明会.xlsx | 「1. Excelのユーザーリストの準備」で確認したExcelリストのパスを指定 |
| テーブル | テーブル1 |
図10 「表内に存在する行を一覧表示」の必須パラメーターを設定
3．3．追加のユーザー情報の読み取り
Excelのデータを基にメールを作成したいのですが、本文で利用したい「ユーザーの姓」だけはExcelの中でデータを持っていません。
そこで、前回も利用した、「Office 365 ユーザー」の「ユーザー プロフィールの取得（V2）」アクションを利用します。
「表内に存在する行を一覧表示」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。
図11 「表内に存在する行を一覧表示」の後にアクションを追加
「Office 365」で検索し、「Office 365 ユーザー」の「さらに表示」をクリックします。
図12 「Office 365 ユーザー」のアクションを探す
「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」を選択します。
図13 「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」アクションの選択
追加された「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」を選択し、左側の「ユーザー（UPN）」をクリックすると、右側に稲妻マークが表示されますので、これをクリックします。
（「正しくないパラメーター」のエラー表示はこの後設定をすると消えるので、今は気にしなくても大丈夫です）
図14 「ユーザー（UPN）」の稲妻マークをクリック
「表内に存在する行を一覧表示」の「メールアドレス」をクリックします。
図15 「ユーザー（UPN）」の設定
すると、「ユーザー プロフィールの取得（V2）」が自動的に「For each」という囲いの中に入ります。これは繰り返し処理をするためのものです。
Power Automateでは「表内に存在する行を一覧表示」のように複数の値に対してアクションを設定すると、自動的に繰り返し処理も設定されます。
図16 繰り返しの自動処理
3．4．メールの送付
ここまでで、メールを送るために必要な情報は取得できました。最後に、メールを送るアクションを追加しましょう。
「ユーザー プロフィールの取得（V2）」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。「For each」の中にも外にも「＋」がありますが、今回は「For each」の中を選ぶ必要があります。
図17 「For each」の中で「アクションの追加」
「outlook」で検索し、「Office 365 Outlook」の「メールの送信（V2）」をクリックします。
（もし表示されない場合は「さらに表示」をクリックして探してください）
図18 「メールの送信（V2）」を選択
念のため、「メールの送信」が「For each」の枠の中に入っていることを確認します。
図19 「メールの送信（V2）」が「For each」の枠内に入った状態
では、メールの送信に必要な設定をします。
まず、メールの宛先ですが、これはExcelのリストの内容を元にします。「宛先」で一度「詳細モードに切り替える」をクリックしてから再度「宛先」を選択し、稲妻マークをクリックします。
図20 詳細モードへの切り替え
「表内に存在する行を一覧表示」の「メールアドレス」を選び、宛先に設定します。
図21 メールアドレスの設定
続いて、メールの件名および本文を設定します。まずはいったん、例文をそのまま入力します。
図22 メールの件名と本文を暫定で入れた状態
この中で、ユーザー毎に変わる値は赤枠で囲った部分になります。
図23 ユーザー毎に変わる部分
まず、件名の参加認定の部分は、「表内に存在する行を一覧表示」の「参加日程」に置き換えます。
図24 件名の置き換え
続いて、本文のフルネームと参加日程も、「表内に存在する行を一覧表示」の「名前」と「参加日程」で置き換えます。
図25 本文の置き換え（1）
最後に、文中の「ユーザーの姓」の部分を「ユーザー プロフィールの取得（V2）」の「姓」で置き換えます。
図26 本文の置き換え（2）
これで、個々のユーザーに合わせて案内文を変えてメールを送信するフローが出来ました。
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実例で学ぶ！ 仕事を効率化するPower Automate活用術
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