マニュアルを充実させることは、必要な情報を提供する上で有効だ。一方、操作する画面とマニュアルが別々であれば、社員は必要な情報を探し、内容を理解し、入力画面に戻って作業しなければならない。こうした手間が、申請業務の効率化を妨げる要因になっていた。

操作方法を調べるのではなく、画面上で案内する

　そこで丸紅が採用したのが、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の「テックタッチ」だ。

　DAPは、既存の業務システムに操作ガイドや入力支援などを追加し、利用者がシステムを使いこなせるよう支援する仕組みだ。丸紅は、経費精算システムの画面上で入力箇所へ誘導したり、操作を支援・自動化したりすることで、従業員が迷わず申請できる環境を目指す。

　従来のマニュアル整備が、操作方法を調べるための情報を提供する対策だとすれば、画面上の操作ガイドは、実際に入力する場面で必要な案内を提示する対策と言える。

　従業員が既定やマニュアルを探す時間を減らせれば、申請業務を進めやすくなる。入力項目や社内規定に関する理解不足を抑えられれば、入力不備による差し戻しの削減にもつながるだろう。

　テックタッチの採用に当たっては、経費精算システムでの導入実績や他社事例に加え、導入前のトライアルで操作性の向上、入力不備の減少、社内規定やマニュアルの参照時間の削減などが見込まれたことが決め手になったという。

導入の狙いは、約4000人の申請業務と承認業務の効率化

　丸紅は今回の導入により、主に2つの効果を見込んでいる。

　一つは、申請業務の利便性向上と効率化だ。入力箇所への誘導や操作の自動化によって、分かりにくい画面や複雑な入力項目による負担を軽減する。社内規定やマニュアルの参照時間、問い合わせ件数の削減も目指す。

　もう一つは、差し戻し件数の削減だ。申請時に社内規定を誤解したり、必要な情報を正しく入力できなかったりすることを抑え、申請者と承認者の双方の負担を減らす狙いがある。

　今回のポイントは、単にマニュアルを追加するのではなく、社員が実際に操作するシステムの画面上で支援することにある。利用者が操作方法を調べる手間を減らし、入力段階でミスを防ぐ仕組みを整えることで、申請から承認までの業務フロー全体の効率化を目指す。

　なお、今回公表された内容は、導入によって期待される効果が中心であり、差し戻し件数や作業時間がどの程度減少したかという実績値は示されていない。今後、約4000人が利用する環境で、入力補助がどこまで定着し、実際の業務負荷の軽減につながるかが注目される。