そこで京都府庁は、RAG機能を備えた「ユーザーローカル ChatAI」（以下、ChatAI）を2025年4月に全庁導入した。2つのツールを一本化せず、庁内マニュアルの検索には ChatAI、文章の作成や企画のアイデア出しにはCopilot Chatと、得意分野に応じて使い分けることにした。

　運用形態については、庁内サーバでのオンプレミス運用も検討したが、独自に構築すると更新や保守の負担が大きく、費用対効果にも課題があると判断。AIの急速な進化を取り込めるクラウドサービスを選んだ。

　全庁への導入に先立ち、まずはデジタル政策推進課が属する総合政策環境部などの職員が実証実験（PoC）を実施した。イベントのあいさつ文やプレス発表資料の作成、手引きに関する質疑応答などを検証し、業務時間の削減効果を確認した。

　「7000人を超える職員がいるため、全庁展開に先立ち、まずは一部の職員で効果や使い勝手を検証する必要がありました。実際に利用した職員からも高い評価が得られたことが、全庁導入を決断する後押しになりました」と、同庁の飯村海斗氏（デジタル政策推進課 主事）は語る。

京都府庁が試行錯誤で見つけたエージェント開発の工夫

　京都府庁は、Copilot ChatとChatAIに続き、事務手続きを支援する「AIエージェント」の開発にも着手した。

　チャット型のAIアシスタントは、複雑なルールに基づく判定や複数の処理を組み合わせた業務に使うには課題がある。そこで、請求書の受け付け審査や補助金申請の審査に関わる書類の一次チェックなど、一定の手順に沿って確認する業務を支援するために、複数の処理を自律的に実行できるAIエージェントの開発に取り組んだ。

　開発には、プログラミングの専門知識がなくてもAIエージェントを構築できる「Copilot Studio」を採用した。外部のIT企業に委託する前に、まずは職員自ら試作することにした。

　「私たちは、AIエージェントの内製化を目的としていたわけではありません。まずは自分たちの手でツールに触れ、業務のどこまで自動化でき、どこに限界があるのかを現場の感覚で把握しなければならないと考えました。公費を使う以上、費用対効果の不透明な段階での外部投資は避けたく、まずはローコードの環境を生かして現場主導で小さく検証を重ねました」（伊藤氏）

　伊藤氏や飯村氏らは、インターネットで情報を集めながら、試行錯誤を重ねて開発を進めた。その過程で分かったのが、複数の処理を一度に任せると、回答の精度が落ちたり、エラーが発生したりしやすいことだった。

　そこで、処理ごとにAIエージェントを分ける方法を取り入れた。

　「ルールの読み取りから書類のチェック、結果の整理まで一度に任せると、回答の精度が大きく落ちたり、エラーが頻発したりしました。そこで『ルールを読み取る』『書類をチェックする』『結果を整理する』という3つの子エージェントを用意し、それぞれの結果を親エージェントが取りまとめる仕組みにしました。すると、処理が安定するようになりました」（飯村氏）

　こうして開発したAIエージェントも、出力結果をそのまま採用するわけではない。京都府庁では、AIの回答をあくまで「一次案」と位置付け、最終判断は職員が行うルールを徹底している。

　「請求書の受け付け審査を支援するエージェントは、記載漏れや日付・金額の誤りを点検し、正しい箇所と誤りがある箇所を一覧表にして提示します。ただし、職員はその結果だけで判断するのではなく、一覧表と根拠資料、原本を確認して最終的な判断を下します。AIはあくまでも作業を効率化するための補助ツールであり、最後のチェックと判断は人間が担うことを基本としています」（飯村氏）

　書類の細かな不備を見つける作業はAIが支援して、結果を確認して最終判断を下すのは職員。京都府庁はAIエージェントと人の役割分担によって、業務の効率化と判断の信頼性の確保を目指している。

京都府庁が目指す業務効率化の先

　AIチャットツールの導入から1年半以上が経過し、職員の利用も広がっている。庁内調査によると、Copilot Chatの利用率は71％、ChatAIは45％だった。

　「利用者の満足度はCopilot Chatが95％、ChatAIが93％で、継続利用を希望する職員はいずれも99％に達しています。期待以上の反応でした。年間の業務削減時間は、週1日以上利用する職員1人当たりCopilot Chatで109時間、ChatAIで74.4時間と見込んでいます。

　これまで問い合わせ対応に時間を取られていた制度所管課でも効果が表れています。調査に回答した制度所管課の職員のうち、ChatAIを利用する職員の84％が『制度所管課への問い合わせが減った』と評価しました」（飯村氏）

　チャットツールは日常業務に浸透しつつある一方で、AIエージェントは引き続き検証段階にある。今後は各部署の意見を踏まえ、需要の高い審査業務などへの活用範囲拡大を視野に入れているという。

　京都府庁が目指すのは、単なるコスト削減や業務の省力化ではない。AIで定型的な作業の負担を減らし、そこで生まれた時間を府民サービスの向上につなげることだ。

　「手引きをめくって調べたり、書類の不備や誤字を見つけたりする作業はAIに任せ、そこで生まれた時間を府民の方々のために使いたい。それがAI導入の最大の狙いです。府民の皆さまとの対話やサービスの企画・立案、現場での柔軟な判断など、人にしかできない業務に、より多くの時間を充てられるよう工夫したいです」（伊藤氏）

　こうした活用を進める上で伊藤氏と飯村氏が重視するのが、実際に試しながら知見を蓄積することだ。

　「最初はAIエージェントがクリック一つで自動的に処理してくれるイメージでしたが、実際に使ってみると、業務に合わせて処理の流れを設計することが重要だと分かりました。自分で試行錯誤することで、初めて気付くことも多いです」（飯村氏）

　職員への浸透に向けては、一人一人の受け止め方にも目を向けている。

　「AIに抵抗感を持つ職員に『便利だから使って』と押しつけるのではなく、なぜ使えていないのかを掘り下げることが大切です。使う人の気持ちを理解して、適切にフォローする姿勢を忘れてはいけないと思います」（伊藤氏）

　現場の課題を起点として、実際に試しながら使い方を工夫する。AIに任せる作業と人が担う判断を切り分け、職員の声に耳を傾ける。京都府庁は、こうした取り組みを通じて、AIによる業務効率化を府民サービスの向上につなげようとしている。