3人で40拠点をどう管理したのか ソラストが見直したISMS運用

複数拠点にまたがるISMS運用では、文書の更新状況を追うだけでなく、各拠点が管理の意味を理解して動ける体制づくりが課題となる。40拠点を3人の事務局で管理するソラストは、分散していた情報と運用手順をどう見直したのか。

[中村篤志，キーマンズネット]

　ソラストの医療事業本部では、40拠点のISMS運用を3人の事務局が担当している。文書をそろえるだけでなく各拠点の更新状況を継続的に把握する必要があり、限られた人数で情報を集め、確認する負荷が課題となっていた。

　従来は「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」、紙媒体に情報が分散し、最新版や更新対象を把握しにくかった。担当者の異動で作業内容が分からなくなることもあり、事務局は各拠点への督促と確認に追われていたという。外部コンサルタントの支援を受けていたが、社内の担当者が運用の全体像や修正の理由を理解し、継続的に回せる状態にはなっていなかった。40拠点を少人数で管理するために、ソラストは何を集約し、現場との役割分担をどう変えたのか。

3人で40拠点を管理するため、何を変えたのか

　同本部が見直したのは、個別の書類作成だけではなく、情報の置き場所と作業の進め方そのものだった。文書や資産情報をクラウドに集約し、必要な作業と進捗（しんちょく）を画面上で確認できるISMS運用支援サービス「SecureNavi」を採用した。構築ガイドに沿って準備状況を把握できる点も、担当者自身で運用を進めるための判断材料となったという。

　導入後は、40拠点分のExcel管理を一つの環境にまとめ、資産管理や教育対応に伴う作業を減らした。審査時には管理画面を審査員に提示する運用へ変更し、準備から当日対応までを含む事務局・審査対応の工数は約50％減ったとしている。外部支援に全面的に頼るのではなく、担当者が要件を理解しながら進める運用にも移行した。

　変化は事務局内にとどまらなかった。各拠点の担当者から、業務上の変更を管理情報に登録すべきかを尋ねる相談が増えたという。入力項目と作業内容を明確にしたことで、事務局が一方的に督促する運用から、現場側がリスクの有無を考えて情報を更新する運用へと変わりつつある。

　この事例が示しているのは、ISMS運用の省力化では、文書を電子化するだけでは不十分だという点だ。作業の理由と担当範囲が見えなければ、外部支援者や一部の担当者にしか管理できなくなる。担当者の異動や拠点数の増加に耐えられる運用へ移行するには、情報の一元化と併せて、自社の担当者が判断できる状態をつくる必要がある。

　なお、本稿は2026年7月7日にSecureNaviが発表したリリースを基に再構成したものだ。