Boxによるコンテンツ共有は「働き方改革」とどうつながるのか

　働き方改革で成果を上げる同社だが、「働き方改革は生きがいと働きがいの両立が肝心。働き方改革の先進他社をベンチマークしているが、弊社は特に働きがいに関して遅れた部分がある」と考える。そこで、19年度と20年度は「先進的働き方改革2.0」としてさらなる施策を打ち、21年度から23年度には働き方改革3.0へと歩を進める構えだ。

　目下は、いまだに実現できていない完全ペーパーレス化の実現と、フリーアドレスによるフロア、組織の枠を超えた交流促進が目標だ。これを実現させるための施策の1つが、「Box」の導入だという。

　Boxによるコンテンツ共有は「働き方改革」とどうつながるのか。同社は「先進的働き方」に必要なIT基盤の条件として「世界中どこでも、クラウド、モバイルファーストでアクセスできるネットワーク」「いつでもどこでも、シンプルに使えるデバイスとサービス」「自由で生産性の高い働き方や、社内外との活発なコミュニケーションを促進するITワークスペース」「脅威から常に守られ、発生した課題に迅速対応できる安心安全な環境」「グローバルな標準化、統一化によるグループシナジーの発揮」の5つを挙げており、Boxはこれらを満たすという。具体的には、以下のような活用を想定する。

コンテンツ共有

全社コンテンツ共有基盤として、グループ全体のストック情報を共有する。組織や個人フォルダのほか、プロジェクトワークスペースとしても活用。またユーザー利用履歴を自動学習し、やりとりが多いと認識された相手や、そのユーザー自身に関連性が高いと思われるものを、FEEDの画面に表示する「Box FEED」機能を使い、情報のアクセス性も向上させたい。

情報セキュリティ

コンテンツを外部共有する場合にはメールを廃止し、Boxで必要なアクセス管理を行って情報漏えいを防止する

モバイル活用

「Box Mobile」を活用して、モバイルデバイスでの利用を進める。またスマートフォンなどで撮影した画像をBoxに自動アップロードして特定ユーザーに通知・送信できる「Box Capture」を使い、販売・生産などの現場情報を共有したり、全世界対象のサーベイ情報を収集したりする。

ガバナンス

複数の地域にわたってデータを保存できる「Box Zones」や、データの暗号化に使う鍵管理自体もユーザー側で容易に管理できる「Box KeySafe」、セキュリティ、コンテンツ管理機能をさらに強化するための「Box Governance」などを活用し、セキュリティ対策を徹底する。

データ活用

AIによって音声ファイルのテキスト化などを実現する「Box Skills」や、カスタムアプリケーションとBoxを統合するBox Platformなどを活用し、データ活用のインテリジェント化と、他のクラウドやアプリケーションなどの連携を図る。

　金田氏は最後に「働く時間や環境整備を軸とした施策から、働き方の質を高めるフラグシップ的施策へと進む必要がある」として、今後も取り組みを進めることを表明した。