「グダグダでトラブル続出のTeams会議」の改善に意外と役立つ6つの機能

「Windows 11」に標準搭載が決まった「Microsoft Teams」。これからさらなる利用の広がりが予想されるが、その時に備えて“Teams初心者”から脱したいものだ。Teamsの知らない、または知っているけど使い方が分からない機能や使い方を、Microsoft MVPが4回にわたって利用シーン別に解説する。

[中村太一，Microsoft MVP]

　2020年は新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響でテレワークニーズが急増しました。皮肉なことに、こうした外的要因がなければテレワークはここまで早く市民権を得ることはできなかったでしょう。結果的にコミュニケーションツールの利用率が爆発的に増加しました。「Microsoft Teams」のDAU（デーリーアクティブユーザー数）は2020年3月上旬時点で3200万人だったのが、2021年4月下旬の時点で1億4500万人に達しました。

Microsoft TeamsのDAUの推移（出典： Microsoftの公式情報を基に筆者がまとめた）

　こうした流れを受けて、10月5日（日本時間）にリリースが予定されている「Windows 11」にMicrosoft Teamsが統合されます。OS標準ツールとなり、Microsoft Teamsの利用がさらに活発化しそうです。Windows 11のタスクバーからチャットを呼び出すことができ、オンライン会議がさらに便利になりそうです。

　これからさらなる広がりが予想されるTeamsですが、知らないうちに機能が追加され、どう使えるのかが分からないものが多数あります。MicrosoftのWebサイトでドキュメントが公開されていますが、機械翻訳された日本語ページではニュアンスが伝わりにくいかもしれません。

　本連載（全4回）「これであなたも会社のTeamsマスター」を通じて、Teamsに慣れてきたユーザーが次に押さえたい、意外と使える便利機能やユースケース、活用メリットなどをお伝えします。著者は、追加機能のチェックをモーニングルーティーンとしています。本連載を通して、今まで蓄積してきたノウハウを余すことなく紹介します。もちろん機能の利用の仕方は人それぞれです。正解、不正解はなく、皆さまが社内のチームメンバーと一緒に考えるキッカケになれば幸いです。

　連載1回目は「Teamsのオンライン会議を見直す」をテーマとし、効率的に会議を進めるための便利ワザを紹介します。“Teams上級者”の方々にとっては復習の場にもなるかと思います。なお、本記事で紹介する機能は環境によっては利用できない場合もありますので、あらかじめご了承ください。

著者プロフィール：中村太一

居酒屋店員、ミュージシャン、Web制作会社での勤務を経て、現在、Avepoint Japanに在籍。派遣社員でイントラサイト運営をしていた頃に「Microsoft SharePoint」に興味を持ち、「Microsoft 365」沼にハマる。現在は、プライベートで「Art-Break×Tech」（通称「黒いブログ」）を運営し、Microsoft 365に関する情報を発信する。「Microsoft MVP for Office Apps & Services」「Microsoft MVP Business Applications」を受賞。

Teams初心者が「発表者」はなぜ危険？　トラブル防止策

　一言で「会議」と言ってもその形態はさまざまです。仲間同士で気兼ねなくやる会議もあれば、重役が参加する重い雰囲気の会議もあります。ここでは大きく前者を「カジュアル会議」、後者を「フォーマル会議」と分けます。

筆者が勝手に定義する2種類の会議（出典：著者作成の資料）

　会議の種類によっては進行方法が異なります。会議の進行で重要なのが「役割」です。Teamsには「開催者」「発表者」「出席者」と3つの役割があり、これを意識すると、フォーマル会議の時に開催者がヒヤヒヤするといったこともありません。押さえておきたいのが、役割の把握と「会議のオプション」の組み合わせです。

　例えば、マイクをオフにし忘れて生活音などが流れてしまうというありがちなトラブル。カジュアル会議なら「〇〇さん、電子レンジの音が聞こえていますよ」で済むことでも、フォーマル会議では重役達にもその音が聞こえてしまい、ヒヤヒヤものですよね。他にもカメラがオンになっていることに気が付かずにリラックスした映像が参加者全員に映ってしまったり、重い雰囲気の会議なのに「いいね」や「ハート」のリアクションが飛んでしまったり……。

　そのようなトラブルを防ぐためにも、開催者は事前に会議の趣旨に合わせて会議のオプション設定を変更することをおすすめします。ちなみに「開催者」とは会議をスケジュールした人で、スケジュールをした後は開催者の変更はできませんが、Microsoft 365のロードマップ上では、今後は開催者を複数人に割り当てられるようになる予定とのことです。

開催者のみが設定できる「会議のオプション」（出典：著者の画面キャプチャー）

　次に大事なのが「発表者」の存在です。特に設定を変更していない場合、開催者以外は全員発表者が割り当てられます。発表者は、会議機能のほとんどを利用できてしまうのです。画面共有や、ロビーで待機しているユーザーの入室許可、参加者の役割の切り替えや、録画の開始、停止も制御できます。つまり、操作が不慣れな参加者を発表者にしておくとトラブルの可能性が上がるということです。

　特にフォーマル会議においては、プレゼンターやスピーカーのみ「発表者」の役割を付与するなど、「できるだけ発表者を絞ること」がトラブル防止のカギになります。プレゼンターやスピーカーがTeamsの操作に不慣れな場合は、会議中は常時発表者にせず、発表するとなった時に出席者から発表者に切り替え、発表終了後は出席者に役割を戻すという方法も考えられます。

　会議の内容に応じて「役割」と「会議のオプション」をしっかりと検討することが円滑な会議につながり、脱初心者、ワンランク上のオンライン会議の運営者になれるでしょう。

会議のオプションの厳しめな設定例（出典：著者の画面キャプチャー）

「会議をサボった人はバレちゃいますよ」

　対面会議の場合、よほどの大人数でなければ会議室を見渡せば参加、不参加者が分かります。遅刻や途中退室する場合も会議室のドアが開くので、誰が遅刻して、途中で離脱したのかが分かりますよね。ところがオンライン会議になると、それが分かりにくくなります。人知れず遅刻し、離脱しやすいのです。オンライン会議は、比較的サボりやすいのです。