「請求書管理」とは　導入の目的、メリットを解説

請求管理システムの選定ポイント

効率化したい業務範囲が合っているか

請求管理システムはさまざまな機能を備えているが、機能を充実させればそれだけ利用料金は高くなる。そのため、料金体系はもちろん必要な機能が搭載されているシステムを選定する必要がある。

サポートの体制

　請求書ので電子化では、請求先である取引企業が電子化された請求書に難色を示したり、紙媒体の請求書だけを要求したりすることがあります。請求管理システムを提供する企業が、取引先をサポートしてくれるのかどうかも、選定のポイントとなる。

システムの拡張性

　既に使用している販売管理システムやCRM（顧客管理）システムなどと連携できるかどうかも、請求管理システムを選びのポイントになる。

自治体が請求管理システムを使う際の課題

　請求管理システムには「電子化が最適とは限らない業務」という課題もあるという。特に契約管理に関わる部門からは「工事の契約書はボリュームが大きいため、電子化するよりも紙のほうが効率がいい」といった声が上がることもある。しかし、部分的、段階的な導入をしようとしても、従来通りの業務と電子化された業務が併用しては業務量が増加するリスクがある。

　また、多くの自治体は現在、総務省が定めるLGWAN（統合行政ネットワーク）接続系ネットワーク内に財務会計システムを設置している。実証実験で導入したのはインターネット接続系のクラウドサービスであるため、現状のシステムのまま、クラウド財務会計サービスを連携させるのは難しい。

改正電子帳簿保存法の影響

　改正電子帳簿保存法による業務効率化が期待されているのが、取引先企業との請求書や領収書などのやりとりだ。近年では電子商取引のインフラが普及してきたこともあり、企業間でやりとりされる請求書や領収書などの帳票類も電子化されることが多くなった。

　これまでの電子帳簿保存法においては、これらのデータを電子保存するには、データを受け取った側が必ずタイムスタンプを付与し、データが改ざんされていないことを証明する必要があった。このことが負担となり、請求書や領収書の電子保存になかなか踏み切れなかった企業も多かったという。

　今回の電子帳簿保存法の改正によって、データを送る側によって既にタイムスタンプが付与されている場合は、受け取り側はタイムスタンプを付与する必要がなくなった。これによって、より多くの企業が取引関係書類の電子保存に踏み出せるようになるだろう。

　同様に、受け取り側で「データを改変できないシステム」を使っている場合も、タイムスタンプを付与する必要がなくなった。ここで言う「データを改変できないシステム」とは、事実上クラウドサービスのことを指すと解釈される。保存データが改ざん・削除されないことが保証されたクラウドサービスを利用すれば、利用企業側は意図的にデータの内容を改変できない。

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