「経費精算管理」とは　導入の目的、メリットを解説

法改正によってデジタル化が進む経費精算

　紙を介在した業務の電子化は、1998年施行の「電子帳簿保存法」と2005年施行の「e文書法」によって、段階的に進められてきた。従来、経費精算に関する書類には原則として7年間の原本保存義務があったため、企業は伝票や取引で受け取った領収書などを紙のまま、資料保存用の倉庫で管理していた。特に大企業においては、日々処理される書類を倉庫に輸送してそれを整理し、管理する人員などのコストが大きな負担となっていた。

　2022年1月には国税関係の帳簿や証憑（しょうひょう）書類などの一部、または全てをデータで保存することを認める改正電子帳簿保存法が施行された。法令の一部が緩和された一方で電子取引書面の出力保存が禁止となった。その後、準備期間が短いことから、やむを得ない事情がある場合に限り、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置（2023年12月まで）の適用が発表された。

　また、2023年10月には「インボイス（適格請求書）制度」が施行される。インボイスが発行されなければ消費税の仕入額控除は受けられず、買い手側から求められた場合、売り手側はインボイスを発行しなければならない。インボイスを発行するには適格請求書発行事業者として税務署の登録を受ける必要がある。

　企業はこれらの法改正に対応した経費精算システムを導入し、自社の経費精算フローを見直す必要がある。

経費精算システム導入の要点

　これから経費精算システムを導入検討する企業は、まず何から始めるべきか。

　まず、何より必要なのは経営層の理解と決断だ。例えばクラウド経費精算システムを提供するコンカーでは、まず経営層へアプローチして意思決定を促し、その後に経理部門と実務に取り組む例が多いという。

　同社の製品を導入して経費精算を自動化した企業は、その後他システムとの連携に進む。請求業務や決算処理など財務会計の関連業務を多岐にわたってデジタル化／ペーパーレス化していき、最終的には全ての会計業務を出社不要で処理できる状態を目指すという。

ペーパーレス化の先にある「ビジネスキャッシュレス」

　経費精算処理をペーパーレス化し、あらゆる財務会計の関連業務をデジタル化した先にあるのが「ビジネスキャッシュレス」だ。

　ビジネスキャッシュレスとは、文字通り事業に関わる金銭取引の「脱現金化」を指す。法人カードやQRコード決済、交通系電子マネー決済などのシステムと経費システムを連携し、決済と同時にその記録を企業に送信する。支払金額は企業の口座から直接引き落とされるため。社員は現金で費用を立て替える必要がなくなる。

　例えば電車移動であれば、乗降駅と料金の情報が鉄道会社経由で企業に自動送信される。利用者は移動目的を登録するだけで済む。外出の多い営業部門の人員が、月末に経路検索サイトで料金を調べて「これはどこに行った交通費だったか」と記憶をたどる作業から解放される。

　ビジネスキャッシュレスが実現すれば、経費精算プロセスそのものが不要になる。最終的には、経費精算を経理の業務からなくすことが可能だ。具体的には「経費の入力」と「上長の承認」「経費精算のための出社、帰社」がなくなるだろう。