「採用管理システム」とは　導入の目的、メリットを解説

　採用管理システムは、求人情報のとりまとめ、人材採用ページの作成、応募者の履歴書や職務経歴書の管理、採用活動の進捗状況管理、面接スケジュールの調整といった人材採用にまつわる一連の業務を効率化するサービスだ。

採用業務の課題をどのように効率化する？

　人事部門はこれまで、システム化による業務効率化や生産性向上にどちらかといえば「消極的」「保守的」だと考えられてきた。特に採用業務はその傾向が強く、いまだに紙の履歴書や職務経歴書が重宝され、情報の集約・管理もExcelを使った手作業でという企業が多い。

　大量の人員を採用する大企業の中には、自社の採用業務プロセスに合わせたシステムをスクラッチで開発、運用しているケースもあるが、中堅・中小企業はそこまでのシステム予算を持たず、また少し前までは手軽に導入できるパッケージ製品も極めて数が少なかった。

　現在では状況は一変し、国内だけでも40社を超えるベンダーから比較的簡単に導入・運用可能なクラウド型採用管理システムが提供されている。活況の裏には、現在多くの企業が採用業務において抱える課題や問題意識がある。

人材確保がより困難に

　年々と少子高齢化が進み、日本全体で人材の獲得が難しくなっている。従来の通り一辺倒の採用活動では、なかなか優秀な人材を確保できない。自社の魅力を求職者により広くアピールすべく、新たな採用戦略を企画・実行しなければならない。

働き方改革の推進

　働き方改革推進の観点からも、人事部門の業務効率化が求められている。労働人口が徐々に減っていく中、限られた数の人員でより多くの業務をこなしていくためには非効率な作業をシステム化し、効率化していく必要がある。これは事業部門だけでなく、働き方改革の施策を立案する立場にある人事部門においても同様だ。

コロナ禍に伴うテレワーク

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大を受け、多くの企業が従業員の勤務形態をテレワーク体制へ移行している。緊急事態宣言の解除後、テレワークから通常勤務体制へ戻す企業も見られるが、コロナ禍が収束した後のニューノーマル（新常態）時代においては、テレワークの働き方が一般化するのではないかといわれている。

　そのためには業務のペーパーレス化やシステム化が不可欠だ。紙の履歴書や職務経歴書が飛び交う旧態依然とした採用業務のままではテレワークなど到底おぼつかない。システム導入を機に採用業務のペーパーレス化や電子化を実現し、採用業務にテレワークを導入しようと試みる企業が出てきている。

手作業による人的ミスの可能性

　ただでさえ日々の業務で多忙な採用担当者が、新たな施策を考え、実行し検証するまで費やす時間を捻出することは簡単ではない。応募者情報をExcelに転記したり応募者それぞれにメールを送信したりといった定型業務を、人事部門が手作業で実行しているケースもある。

　人手による非効率な採用業務をシステム化すれば、採用戦略の検討・実行により多くの時間が割けるようになるだろう。人的作業では発生する可能性がある人的ミスを発生させないようにもできる。

採用管理システムの基本機能

　現在市場に出回っている採用管理システムは、細かな点ではそれぞれ違いはあれど、主要な機能においては実はさほど大きな差はない。人事業務の大きな課題でもあった応募者情報の転記ミスや応募者へのメール送信ミスといった「人的ミス」は、人事部門が細心の注意を払っていても、手作業であれば発生してしまう可能性をゼロにはできない。採用管理システムは、こういった課題をどんな機能でカバーするのだろうか。

応募者の獲得

　採用業務は、まず自社の求人に対する応募者を募るところから始まる。そのための方法としては、求人サイトや自社の採用サイトに求人情報を掲載したり、人材紹介会社に応募者の紹介を依頼したりなど、幾つかのルートが考えられる。

　多くの採用管理システムは、「自社の採用サイトに掲載する求人情報」のコンテンツ制作作業を支援する機能を提供している。例えば採用サイトのトップページや求人一覧、求人詳細、エントリーフォームなどのWebコンテンツを簡単に作成できる機能が挙げられる。公開した求人情報を自動的に人材紹介会社の求人サービスに掲載するものもある。

候補者の管理

　履歴書や職務経歴書、求人サイトで登録された情報など、応募者に付随する各種情報は、従来は採用担当者が人手でかき集め、Excelシートなどに内容を転記した上で管理していた。人材派遣会社から紹介を受ける応募者に関する情報は、採用担当者と人材エージェントとの間で交わされるメールや電話によってやりとりされていた。こうした作業は、採用業務の中でも手間と時間を必要とするが、採用管理システムを導入することで大部分を自動化・省力化できる。

　例えば、各種求人媒体と連携することで、そこに登録された応募者の情報を自動的にシステムに取り込んだり、人材紹介会社のエージェントに応募者に関する情報を直接システムに登録してもらったり、履歴書や職務経歴書のファイルを応募者とひもづけてシステム上で管理したりすることによって、煩雑な人手作業を大幅に効率化することが可能だ。

　多くの製品は、採用活動の進捗状況をさまざまな切り口から把握できるダッシュボード機能を備えている。そこでは、直観的なグラフやチャートの形で「現在の採用状況」「次にやるべきこと」「経路別の応募者数や内定率」などのさまざまな指標を可視化できるようになっている。

選考の実施

　書類選考や面接といった選考プロセスにおいて、応募者と面接官のスケジュール調整は面倒な作業の一つだ。ほとんどの採用管理システムでは、グループウェアのカレンダー機能と連携することで、面接官の予定を確認しながらスケジュール調整ができるようになっている。応募者に対してシステムを通じて面接候補日を提示し、好きな日程を選んでもらえる予約フォームを作成できる製品もある。

　従来は、書類選考や面接の評価結果を他の採用担当者や面接官にフィードバックするために、紙の履歴書・職務経歴書を回覧したり、各種資料をメール添付で配布したりしていた。面倒なだけでなく、人的ミスや情報漏えいの温床にもなりかねない。

　採用管理システムでは、面接官自身が面接した結果をシステムに入力すれば、その内容が即座に他の担当者との間で共有される。セキュアなシステム運用を心掛ければ情報漏えい対策にも効果を発揮する。

採用活動の分析

　多くの採用管理システムには、登録されたデータを集計・分析できるレポーティング機能が備わっている。例えば「求人媒体別の応募者数」「人材会社ごとの内定率」といったように、さまざまな切り口からこれまでの採用活動の内容を分析・考察できる。

　ここから得られた知見を基に新たな仮説を立て、現状の採用プロセスを改善するPDCAサイクルを継続的に回すことで、自社の採用活動を着実に改善していくことができる。

　以下はキーマンズネットで掲載している、採用管理システムの関連記事だ。サービスの導入、運用にぜひ役立ててほしい。