「Web会議」の事例、比較、解説記事を総まとめ

Web会議ツールでできることと注意点

　これまで長らく遠隔会議の手段として、会議室に備え付ける専用モニターやカメラ、音声機器などを用いたテレビ会議／ビデオ会議システムが用いられてきた。映像や音声品質は優れるが、専用機材の導入が必要であり、相応の初期コストを要するのが難点だ。

　2020年のコロナ禍の到来によってSaaS（Software as a Service）シフト、クラウドシフトの動きが強まり、会議システムもクラウド型の採用が進んだ。現在主流となりつつあるWeb会議システムは、PCやタブレット、スマートフォンなどのクライアント端末とインターネットの接続環境さえあれば場所を問わず遠隔会議が可能となり、テレビ会議／ビデオ会議システムで使うような専用機材は必要ない。

　Web会議システムの中には、一定期間で無料体験版を利用できるものもある。多くのWeb会議ツール／サービスで提供される代表的な機能として、以下のようなものがある。

• 音声、映像会議
• チャット
• ドキュメント共有
• デスクトップ画面共有
• ファイル共有
• 会議内容の記録と再生

　また、Web会議システムの注意点としては主に2点考えられる。

　1つ目は、インターネット回線を利用するため、回線の品質や接続状況によって音声や画質にトラブルが生じることがある点だ。また、ネットワークセキュリティ面も考慮する必要がある。

　2つ目の注意点は、運用ルールの整備が必要になる点だ。利用する従業員が増えると、ガバナンスやセキュリティ教育、利用におけるルール作りが重要になる。特にPCなどWeb会議で利用する端末を社外に持ち出す場合や、モバイル端末を利用する場合はセキュリティ面での注意が必要だ。デバイス管理を含めた会社全体のセキュリティポリシーの見直しが必要であることも考慮にいれたい。

Web会議ツールとビデオ会議（テレビ会議）ツールの違い

　「Web会議」と「ビデオ会議（テレビ会議）」はよく混同されるが、その仕組みは大きく異なる。

　Web会議ツールはインターネットに接続されたPCがあれば利用できるが、ビデオ会議ツールは専用のカメラやモニター、音声機器などを用いて遠隔会議を実現する。MCU（Multipoint Control Unit：多地点制御装置）によって多拠点間を接続することで、3拠点以上の複数拠点をつないだ会議を実施することも可能だ。

　ビデオ会議は専用の機器を使用するため質の高い遠隔会議を実現できるが、機材を用意するコストや手間がかかる。一方、Web会議はさまざまなデバイスで手軽に利用できるため、テレワークの普及によって一気に広まった。

Web会議ツールの選定ポイント

　企業がWeb会議ツールを選定する際には、以下の点を考慮する必要がある。

通話品質や動作の安定性

　映像や音声の途切れがない安定した接続を確保できるかが重要だ。不安定な接続は会議の効率を下げる恐れがある。また、他のウィンドウも開いた状態で安定した接続が可能かどうかも確認しておきたい。

既存のツールとの親和性

　自社が導入している既存のツールとの親和性も重要だ。例えば「Microsoft 365」を導入しているのであれば、「Microsoft Teams」を使うことでチャットツールとWeb会議ツールを統合できる。「Google Meet」は「Googleカレンダー」との相性が良く、カレンダーに会議を登録するとGoogle MeetのWeb会議が自動で作成される。

セキュリティ

　Microsoft 365や「Google Workspace」「Webex」、ZoomなどはISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）クラウドサービスリストにも挙げられている。Web会議ツールは社外の人と関わる窓口にもなるため、そういった情報も参考にしてセキュリティが適切に確保されているツールを選びたい。

コスト

　他者が開催するMTGに参加するだけであれば無料で利用できるツールも多いが、無料プランは有料プランに比べて機能が限られる。「Zoomの利用頻度が多い営業部門では有料プランを契約」「Teamsを主に使用し、Zoomは無料プランでのみ利用する」など、自社の状況に合わせてプランを選択したい。

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