「勤怠管理」とは　導入の目的、メリットを解説

　勤怠管理とは従業員の出勤や退勤、休暇、勤務時間を適切に管理することで、これらを電子的に行えるようにするのが勤怠管理システムだ。労働時間や休暇の取得状況を正確に把握することで、給与計算や労務管理に活用される。また、法令や企業の規定に従い、勤務時間外労働の管理や残業代の算出なども行われる。

多様化する勤怠管理の方法

　労働基準法では「始業・終業時刻の確認および記録」が義務とされており、その記録は3年間保管しなければならないことになっている。記録の方法としてタイムカード、ICカードなどの客観的な記録を基礎とすることが定められており、自己申告制は実態調査などの条件つきでのみ認められる。自己申告制の場合でも多数の従業員対象に実施するのは、人手に頼る方法では難しいだろう。勤怠管理のためには、何らかのツール導入は事実上不可欠といってよいだろう。

　勤怠管理の方法はさまざまだ。かつては紙に打刻されたタイムカードを人事、総務部門が手計算していたが、現在はタイムカードを利用していてもタイムレコーダー側で打刻時間と従業員をひも付けてデータ保持し、勤怠管理用サーバにデータを集約して管理する手法が主流だ。

　打刻にはICカードや指静脈などの生体認証デバイス、PC入力、スマートフォン入力（図3）なども使われるようになり、従来型のタイムレコーダーを設置せずにICカードリーダーや生体認証デバイスを代わりに設置するケースも多くなっている。

　従来型のタイムレコーダーとカードによる打刻手法では、テレワークや直行直帰が常態化している職種には向かない。PCやスマートフォンからの打刻はこの課題への最も簡便な解決になる。位置情報と関連付けながら正確な時間を管理できるため、出退勤の虚偽申告を防ぐことにもつながる。

勤怠管理システム導入のメリット

　タイムレコーダーや他のデバイスで記録した打刻データは従業員個人とひも付けて勤怠管理システムで管理され、APIやバッチ転送により給与管理システムなどに連携させるのが一般的だ。このような勤怠管理システムでは当然、勤務時間の計算事務は大幅に軽減する。だが最も注目すべきなのが、勤務時間を個人別に、月末などの集計時期を待たずにリアルタイムに集計できることだ。

　例えば次のようなことが可能になる。

• 残業時間の規定を超えそうな従業員、残業代がさらに割増となる規定時間を超えそうな従業員を発見できる
• 遅刻や早退などの状況を常に把握できる
• 打刻忘れなどの発生がすぐに分かる
• 有給休暇の取得状況が把握できる
• 長期間にわたる休日出勤や深夜労働など、過重労働になりかねない従業員を発見できる
• 複雑な給与計算が必要な非正規従業員が多い場合でも、コストの概算が可能になる

　従来なら月に一度の集計では気が付かないようなことが毎日確認でき、システムによっては条件を設定してアラート発報することもできる。アラートメールを管理者だけでなく従業員自身に向けて自動発信することも場合によっては可能だ。残業時間の規定超過や過重労働の傾向などが、事後ではなく事前に把握できることにより、適切な指導や助言、業務負荷軽減などの対策が取れ、コンプライアンス違反や健康状態悪化の予防につなげることができる点がITツールならではのポイントだ。

　以下はキーマンズネットで掲載している、勤怠管理システムの関連記事だ。サービスの導入、運用にぜひ役立ててほしい。